報連相の報連相

ほうれんそうのほうれんそう ／ 目撃談 0件

編集部仮説

主な症状

報告したことを報告する。日報に書いた内容を週報にまとめ、週報を月報に転記し、月次の報告会で読み上げる。同じ数字を4回書いたところで、その数字が何のためのものだったか思い出せなくなる。

生態

報告は本来、問題を早く見つけるための仕組み。ただし報告先が増えるたびに新しい様式が生まれ、古い様式を廃止する担当者はどこにもいないので、層になって積み上がる。それぞれの層には、作った当時の合理的な理由と、それを必要としていた人がいた。今もいるかどうかは、聞いてみないとわからない。

対処法

1. 同じ内容を書いている先を数える。3つ以上あれば、いちばん詳しい1つを正本にして、他はそこから切り出す。
2. 「この報告は、誰がどの判断に使っていますか」と一度だけ聞く。答えが出てこない報告は、廃止の候補になる。
3. 廃止できないなら、転記だけでも自動化する。表計算の関数でも、社内で承認された範囲のツールでも、手で写す時間は減らせる。

Love? の視点

報告が多い会社は、上が現場を把握しようとしている会社でもある。外に出ると報告は減るが、代わりに「言わなくても察してもらえる」こともなくなる。書く手間と、見てもらえる安心は、たいてい同じ蛇口から出ている。

目撃談

募集中。